印章管理和使用制度

（2021年8月12日四届一次理事会审议通过）

第一章  总则

第一条 为保证深圳市现代公益组织研究与评估中心（以下简称“中心”）印章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护中心利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本制度。

第二条 本制度所指印章分为中心公章、法定代表人名章、财务专用章等。

第三条 综合事务部为中心印章管理的归口部门。

第二章 印章刻制

第四条 凡因工作需要并符合规定配置印章或更换印章的需向综合事务部报《刻制印章申请表》，经理事长或执行主任批准同意后配置或更换印章。印章由综合事务部负责，经公安机关或制定机关核准，到指定的单位刻制；印章的规格、格式按相关规定执行。

（一）中心公章由综合事务部填写《刻制印章申请表》，执行主任审核，理事长批准后刻制；

（二）财务专用章、法定代表人名章和发票专用章由综合事务部填写《刻制印章申请表》，部长审核，理事长批准后刻制；

各部门不得擅自刻制印章，违反本项规定对中心造成损失的，由当事人向中心承担全部赔偿责任。

第三章 印章启用

第五条 印章刻制完成后，综合事务部应指定专人领回并交至该部门。中心的所有印章，均应在综合事务部进行登记、留样，并指定一名印章管理员。填写《印章备案表》，登记启用日期、使用日期、印章戳记、以及印章管理员信息并在综合事务部印章存档册中存档，以便备查。

第六条 新印章启用前应由综合事务部下发启用通知，并注明启用日期、启用印模、使用范围和印章管理员。

第七条 由于印章磨损而更换印章，应在综合事务部登记、留样。《印章备案表》作为中心重要档案永久保存，由综合事务部负责存档。

第四章  印章管理

第八条 中心印章由理事长授权以下部门或个人分别管理。

（一）公章：中心公章是中心处理内外部事务的印鉴，中心对外的正式信函、文件、报告等可使用公章，加盖公章的文件具有法律效力。中心公章由业务部部长管理。

（二）法定代表人名章：法定代表人名章是指中心法定代表人的签名章，单独使用时代表法定代表人的个人行为，如与中心公章一同使用则代表中心行为。法定代表人名章由理事长或其授权人管理。

（三）财务专用章：财务专用章是中心处理财务事务所使用的印章，如支付凭证（支票）电汇凭证等），或者以中心名义上报或对外报出的财务报表、出具的财务证明等。财务专用章有中心分管财务的主管或指定专人负责。法定代表人明证和财务专用章不能由同一人保管。

（四）所有印章应入柜加锁，妥善保管，随用随取，用毕立即存于原处。节假日应封存印章，严防不测。一旦发现丢失及异常情况，应妥善保护现场，及时报告有关领导，查明情况，及时处理。

（五）印章管理员如有岗位变动或调离中心时，须交清所保管的印章和用印申请表,方准办理岗位变动或离职手续。印章交接要在第三人监督下进行，并填写《印章移交申请表》，由双方当事人及监督人签字。

（六）印章管理员须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。保管人由于各种原因不在工作岗位时，应将印章交由本部门领导或领导指定的专人临时保管，以保证工作需要。

（七）印章管理员对所保管的印章，应经常检查，及时清洗，细心保护。

第五章 印章使用

第九条 印章的使用须遵循以下流程：

（一）由使用人在工作平台上填写用印申请，说明用印部门、使用人、用印文件名称、份数、用印时间、用印类型等信息，按照中心授权报相关领导审批后，方可用印。

（二）所有需要加盖印章的文件超过一页的应加盖骑缝章，对内容有修改的地方应经相关领导确认后加盖印章。

（三）任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。严禁开具空白证明。

（四）对已盖印章的文件内容更改时，印章使用人应将原文件交回印章保管员销毁并记录后，重新办理加盖印章手续。

（五）印章保管员在加盖印章时要严格审查有关文件、合同、资料是否与审批内容相符，不得有涂改部分；对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，字迹端正，图形清晰。

（六）印章保管员只有印章加盖权，没有审批权。

（七）印章保管员不得在审核手续不完备的文本上加盖印章。如遇特殊情况，相关授权领导无法签字，需在电话通知授权领导认可的情况下盖章，并督促使用人事后补齐签字。

（八）审批手续不符合规定时，印章保管员用印的，印章保管员承担一切责任；手续齐全，出现问题由申请用印人及审批人承担相应责任。

（九）印章保管员应将加盖印章文本的重要文件扫描件备存一份（财务报表除外）归档，以月为单位按照时间顺序将用印记录存档。

（十）中心印章原则上不得借出使用，因特殊情况确需带章外出不得超过一天，须填写《印章外借登记表》，经授权领导批准后，方可外带印章，借用人只可将印章用于申请事由，使用完毕后应立即交回。借印期间发生的与所借印章有关的一切后果由借印人承担。

（十一）因用章不慎造成损失，中心将追究有关人员的责任，直至法律责任。

第六章 印章停用、缴销

第十条 遇下列情况，印章须停用、缴销：

（一）中心名称变更；

（二）印章破旧损坏；

（三）印章遗失被窃，声明作废。

第十一条 中心印章如须停用缴销，由综合事务部填写《停用印章申请表》，理事会核实后，报理事长同意，予以停用。由综合事务部发布《关于停用XX章的通知》，将停用原因、时间通知中心各有关部门，并收回需要停用的印章切角封存或销毁。

第十二条 需更换新章的，应按照本制度第二章规定的程序及时申请刻制新章。按国家规定中心印章失效、遗失需发表声明或公告的，由综合事务部负责办理。

第七章 附则

第十三条 本制度由综合事务部负责制定制定、修改和解释，自理事会批准之日起执行。

第十四条 本制度附中心印章管理的相关表格及范本。

附件：

附件一：印章刻制申请表

附件二：印章启用登记表

附件三：印章移交申请表

附件四：印章外借登记表

附件五：印章销毁申请表

附件一

印章刻制申请表

申请单位：                         申请日期：   年   月   日

附件二

印章启用登记表

附件三

印章移交申请表

申请移交部门：                      申请日期：   年  月  日

说明：

1.双方要认真办理印章移交手续，严禁事后补办或口头移交，违者将严肃处理。

2.此表批准后，印章移交表需于移交的次日报中心综合事务部备案。

附件四

印章借出登记表（或使用钉钉申请）

附件五

印章销毁申请表