第一章总则

第一条 为了进一步强化和

确证书保管和使用的流程及权责，维护中心证书的权威性，保障中心工作的顺利开展，特制定本制度。

第二条 中心证书是指经政府职能部门和发给中心的证明中心合法经运作的有效证件，包括但不局限于：民办非企业登记证书、组织机构代码证、税务登记证（国税和地税）及其他证书。

第三条 综合事务部是中心证证书管理的归口单位，负责证书的保管、登记、备案。中心其他部门根据职责负责相关证书的申报、登记、变更、年检、注销、延期等事项。

第二章证书的管理

第四条 证书保管的总原则：归口保管，谁接谁负责；逐层审批，一事一借还。

第五条 证件原件（除登记证书正本、税务登记证正本外）由综合事务部指定专人进行妥善保管，未经中心主任许可，综合事务部不得随意委托综合事务部以外的其他人员代管证书。

第六条 证书原件的电子版、扫描件、纸质版文件由综合事务部指定专人保管、更新、备案并传送。

第七条 中心在取得新的证书时，应及时告知理事会成员并交予综合事务部保管。证书保管人员要及时登记证书管理台账，登记内容至少包括：证书名称、证书号码、发证机关、有效期、承办部门等。

第八条 承办部门应及时办理证书申报、注册、年检、变更、注销等事宜，办理的相关文件和材料应在办理完毕后的下一个工作日交由综合事务部统一保管

第九条 发证机关要求悬挂的证书，由综合事务部按照发证机关的要求在经营地点的显著位置正照上墙。

第十条 证书保管人员在保管证书期间，不得随意对证书进行涂改、折叠；不得擅自复印证书用于私用；不得无故拖延证书借阅的办理时间。

第十一条 中心证书为中心重要资料，未经批准，任何人不得随意翻动、复印、扫描、外借。

第十二条 各部门由于工作原因需要使用证书原件的，须在《证书借用登记表》填写证书类型、适用范围和使用时间，经部门负责人审批同意，证书保管人核对，确认无误后签字，予以借用。

第十三条 因工作原因需要使用证书复印件或扫描件的，应在综合事务部进行登记。证书保管人在复印件正面填写“此件仅用于XX用途”。

第十四条 证书复印件需要加盖中心公章的，印章管理员需检查复印件是否按上条规定填写和盖章。对不符合规定的证书复印件，印章管理人不得对其加盖公章。

第十五条 证书原件和复印件外借，原则上不得采用邮递方式进行。确实需要邮递的，经执行主任签字批准后，由证书借用人对其进行密封再进行邮递。对逾期未还证书的，证书保管人有义务和权利督促（勒令）证书借用人及时归还证书。

第十六条 证书使用完毕后，应及时归还。证书交回办公室时，保管人应在《证书借用登记表》登记归还日期，借用人和保管人签字确认。借用人不得将证书转借他人使用

第十七条 《证书借用登记表》作为中心档案永久保存，由综合事务部存档。

第十八条 不得擅自使用中心的证书进行各种担保。

第十九条 按照国家相关法律规定，证书超出有效使用年限或因故需要注销的，承办部门应按照流程予以注销。证书注销时应做好相应注销登记，填写《证书注销登记表》。

第二十条 对已办理登记手续并已借出的证书复印件，若因故不能使用或未使用的，必须交回综合事务部予以销毁并做好相关登记。

第二十一条 中心证书不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失、被盗时。除立即向分管部长、执行主任报告外，要立即与发证机关联系，及时办理登报声明并办理证书的挂失和补办手续。

第二十二条 证书保管人员和借用人员因个人原因丢失证书原件并给中心造成损失的，综合事务部有权对其进行批评、处罚。

第二十三条 本制度最终解释权归深圳市现代公益组织研究与评估中心所有。

附件：

一、证书借用登记表

二、证书注销登记表

附件一：

证书借用登记表

附件二：

证书注销登记表