档案管理制度

（2021年8月12日四届一次理事会审议通过）

第一条  为规范深圳市现代公益组织研究与评估中心（以下简称“中心”）文件、档案管理，有效保护和利用各类文件、档案，特制定本制度。

第二条  中心文件包含收到各方邀请、通知、委托等文字文件，以评估中心独立名义或联合其他单位共同对外发布的通知、函及其他文件；档案包含评估中心资质文件、行政性资料、项目资料等。

第三条  评估中心文件、档案管理由专人负责，文件收发、资料形成后应即时进行分类，项目活动相关文档案由项目负责人指定项目组专人负责归档及保管，资质文件和行政类文档等其他文件档案由综合事务部指定行政专员负责保管，负责保管者需保证评估中心各项原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。  

第四条  日常运作中收到外来文件时，接收者应及时了解文件内容和要求，并转告相关业务负责人对文件进行处理。

第五条  对外发文应准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。文件发出前应经相关业务负责人审批后执行，并仔细核对确认无误。

第六条  文件收发后应及时进行分类存档，项目相关文件归入项目档案，其他文件归入行政管理档案。

第七条  评估中心各类文档资料存档期限为三年，所有档案资料均要定期清查。项目档案按照项目进度进行整理，资质文件和行政类资料按季度进行整理，所有档案于年底进行整体清理和归档。若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施。

第八条  收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经中心主任批示，对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。

第九条  借阅文件和档案应在办公室进行，文件档案外出时应办理登记手续，注明归还期限并及时归还。借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。

第十条  档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了，按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给评估中心带来损失的，视情节轻重追究相关责任人责任。

第十一条  文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，应及时查明原因，补齐资料。因资料丢失给评估中心造成损失的，视情节轻重追究相关负责人责任。

第十二条  文件、档案经过清查后确定可以销毁的，应报相关主管审批后集中销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。

第十三条  本制度自公布之日起实施，最终解释权归深圳市现代公益组织研究与评估中心所有。